Kielellä on väliä myynnissä ja markkinoinnissa

Kaikessa työssä kirjoitetaan yhä enemmän ja usein monenlaisia tekstejä: raportteja, suunnitelmia, tarjouksia, sopimuksia, verkkotekstejä, sähköposteja, sosiaalisen median päivityksiä ja paljon muuta. Myynnin ja markkinoinnin alalla varsinkin asiakkaille suunnatuilta teksteiltä myös odotetaan paljon.

Kirjoittajan pitäisi löytää viestiin sopiva sävy, joka motivoi lukijoita toimimaan toivotulla tavalla. Tekstien pitäisi luoda kirjoittajasta ja yrityksestä oikea vaikutelma, ystävällinen ja rento mutta samalla luotettava ja asiantunteva. Sisällön pitäisi houkutella kohderyhmää, ja asiat pitäisi esittää paitsi kiinnostavasti myös ymmärrettävästi. Usein tavoitellaan myös omaa, muista erottuvaa tyyliä.

Huomattavasti harvemmin mietitään sitä, millaisia tietoja ja taitoja näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää. Esimerkiksi erilaisissa viestinnän kehittämishankkeissa törmää usein oletukseen, että tavoitteiden määrittäminen ja sisäistäminen riittää. Toimivaan viestintään ja vaikuttaviin teksteihin tarvitaan kuitenkin myös työvälineitä, tietoa, tukea, koulutusta ja harjoittelua.

Sävy on monen asian summa

Kielenkäytössä lopputulos koostuu aina monista valinnoista, ja eri osa-alueet vaikuttavat toisiinsa. Sen vuoksi kirjoittaja joutuu ottamaan huomioon monenlaisia asioita, jos hän tavoittelee esimerkiksi ystävällistä, rentoa ja samalla luotettavaa ja asiantuntevaa sävyä. Olennaista sävyn kannalta on se, miten esimerkiksi markkinoinnissa viitataan asiakkaaseen ja miten kirjoittaja viittaa itseensä ja yritykseensä. Jos tavoitteena on lukijan huomioiminen, on tärkeää puhua hänelle, ei hänestä. Sävyä rakentaa myös se, miten toimintaohjeita muotoillaan ja perustellaan.

Sävyyn vaikuttavat kuitenkin monet muutkin seikat, sellaisetkin tekstin yksityiskohdat, jotka saattavat tuntua pieniltä ja vähäpätöisiltä. Muun muassa tekstin viimeistely kannattaa. Jos vaikkapa sanojen kirjoitusasut tai välimerkkien paikat eivät ole oikeinkirjoituksen normien mukaisia, lukija ei välttämättä tulkitse sitä merkiksi vain viestin lähettäjän huonosta kirjoitustaidosta. Viimeistelemätön teksti horjuttaa yleisemminkin mielikuvaa kirjoittajan ja tämän yrityksen luotettavuudesta ja asiantuntemuksesta.

Omalle kielelle sokeutuu

Toimivan ja vaikuttavan viestinnän perusta on ymmärrettävyys, myös myynnissä ja markkinoinnissa. Ymmärrettävyys vaikuttaa sävyynkin, koska lukija tuskin tuntee tulleensa huomioiduksi, jos hänen on vaikea ymmärtää tekstiä. Kuten sävy myös ymmärrettävyys koostuu monesta seikasta, eikä siitä huolehtiminen ole yksinkertaista, varsinkaan asiakkaille suunnatuissa teksteissä.

Ymmärrettävässä tekstissä sanojen pitää olla lukijalle tuttuja, vieraat termit pitää selittää ja uusi tieto kytkeä siihen, mitä lukija jo entuudestaan tietää. Ohje on sinänsä selkeä, mutta aina ei ole helppoa tiedostaa, mikä lukijalle lopulta on tuttua ja mikä uutta tietoa.

Syynä on se, että työ- ja ammattiyhteisöissä sokeudutaan hyvin nopeasti ja helposti omalle asiantuntijatiedolle ja kielenkäyttötavoille. Monet työhön liittyvät taustatiedot, ilmaisutavat ja sanat muuttuvat niin itsestään selviksi, että on vaikea huomata niiden kuuluvan työyhteisön sisäiseen tietoon ja kieleen. Kun mietitään, millaista tietoa asiakas tarvitsee, pitää tunnistaa myös oma näkökulma ja asiantuntijatieto.

Viimeistelykin on tärkeää

Tekstin ymmärrettävyyteen vaikuttaa myös se, kuinka helppoa on hahmottaa osat, joista se koostuu: asiakokonaisuudet, lauseet ja sanat. Rakenteeltaan yksinkertaiset lauseet ja sisällöltään tutut sanat tekevät lukemisesta vaivatonta, mutta myös oikeinkirjoituksen normien noudattaminen parantaa luettavuutta.

Yleiskielen mukaiset sanahahmot, isot ja pienet alkukirjaimet, yhdyssanat sekä lause- ja virkeranteet ovat nimittäin niitä, joita lukijat ovat oppineet ja tottuneet näkemään teksteissä. Siksi lukija tunnistaa ne tekstistä helposti ja automaattisesti, mikä sujuvoittaa lukemista ja helpottaa ymmärtämistä. Toki taitava kirjoittaja voi esimerkiksi markkinoinnissa myös hyödyntää sitä, että totutusta poikkeavat sanahahmot tai välimerkkien käyttö saavat lukijan pysähtymään.

Viestintätaitoihin kannattaa panostaa

Kirjoittajan kannalta on myös hyvä, että kielenkäytössä pienilläkin yksityiskohdilla on merkitystä. Jo perusasioiden hallinta vie pitkälle, ja kaikesta opitusta on hyötyä. Mutta työntekijöiden viestintätaitoihin kannattaa yrityksissä ja organisaatioissa myös panostaa, laajasti ja pitkäjänteisesti. Se maksaa aina itsensä takaisin. Tämän kevään poikkeustilanne on osoittanut entistä selvemmin, miten tärkeää ja merkityksellistä toimiva viestintä on. Hyvät kirjoitus- ja viestitaidot ovat monipuolinen ja tehokas työväline, yhdenlainen supervoima.

Artikkelin on kirjoittanut erityisasiantuntija Liisa Raevaara, joka työskentelee Kotimaisten kielten keskuksessa. Hänen työhönsä kuuluvat viranomaisten kielenkäyttöön ja viestintään, kielelliseen saavutettavuuteen ja sähköisiin palveluihin liittyvät asiantuntijatehtävät. Taustaltaan Raevaara on vuorovaikutustutkija. Hän on toiminut tutkijana useissa hankkeissa, joissa on tarkasteltu muun muassa erityyppisten asiointitilanteiden vuorovaikutuskäytänteitä.


Tarinoita ja napakoita kannanottoja työelämän, myynnin ja markkinoinnin maailmasta osoitteessa www.mma.fi/blogi

Viimeisimmät blogikirjoitukset:

Lisää uusi kommentti

Plain text

  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Www-osoitteet ja email-osoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
Kuva CAPTCHA
Kirjoita kuvassa näkyvät merkit.